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Politique de confidentialité et de protection des Données à Caractère Personnel du Comité des Œuvres Sociales
Ce document développe et décrit nos principes et nos engagements pour la protection de vos Données à Caractère Personnel. Il a pour objectif de vous informer sur :
Cette Politique s’applique au COS quels que soient leurs natures (sites, applications, prestations …)
Le responsable du traitement des données est le COS représentée par monsieur Jean-Luc BAQUÉ, Président
Les coordonnées de contact sont les suivantes :
Le COS s’engage à prendre en compte la protection de vos Données à Caractère Personnel dès la conception des traitements qui sont mis en œuvre et pour les services qui vous sont proposés (Privacy by design).
Pour assurer la sécurité et garantir le respect et le bon exercice de vos droits, les mesures permettant d’assurer la protection de vos Données à Caractère Personnel sont elles aussi mises en œuvre pour tous les traitements. (Privacy by default).
Le COS collecte les données nécessaires à la réalisation des services proposés.
Dans le cas où des données facultatives vous seraient demandées, le COS, les responsables opérationnels vous informeront clairement sur les Données à Caractère Personnel qui sont nécessaires à la réalisation du service et celles qui sont facultatives.
Les Données à Caractère Personnel sont collectées directement auprès de vous et de manière indirecte, pour l’usage des services proposés par le COS et ne sont utilisées que pour les usages qui sont ou seront portés à votre connaissance
Le COS s’appuie sur les bases légitimes suivantes afin de pouvoir traiter les Données à Caractère Personnel :
La base légale du traitement des Données à Caractère Personnel de l’agent qui sont collectées dans le but ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat (marché public). À cet égard, l’agent est obligé de fournir les données nécessaires à son exécution. S’il ne fournit pas ces données, éventuellement au prestataire de paiement en ligne, il ne sera pas possible de réaliser les dispositions des services et/ou des conventions et des marchés contractualisés.
Le fondement des traitements des Données à Caractère Personnel sera le consentement explicite de l’utilisateur, de l’agent.
Il pourra s’agir par exemple de :
Le retrait du consentement des traitements peut s’effectuer à tout moment sous réserve des dispositions règlementaires applicables dans les statuts du COS notamment et en s’adressant au DPO ou à l’adresse mail suivante : cos@mairie-perpignan.com Cf. ci-après.
Certains services numériques peuvent être utilisés par des mineurs. Dans le cas où un mineur de moins de quinze ans souhaite accéder à ces services, il doit obtenir le consentement de ses parents ou de ses représentants légaux.
Vos données sont susceptibles, dans le contexte des services rendus, d’être transmises :
Le COS réalise l’ensemble des traitements de vos Données à Caractère Personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).
La durée de conservation de vos Données à Caractère Personnel dépend du service souscrit et/ou rendu et des obligations réglementaires afférentes. Le temps de l’adhésion sera la durée légale applicable pour la conservation de vos données.
Le COS s’engage à ne pas conserver vos Données à Caractère Personnel au-delà de la durée nécessaire du service rendu et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par des règles applicables en matière de prescription légale.
Le cas échéant, l’information sur la durée vous sera fournie dans le cadre des obligations d’informations liées à la mise en œuvre spécifique de chaque traitement.
Le COS s’engage à prendre les mesures nécessaires auprès de la ville de Perpignan et du sous-traitant numérique afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Par ailleurs, en cas d’une faille de sécurité affectant vos Données à Caractère Personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), le COS s’engage à respecter l’obligation de notification des violations de Données à Caractère Personnel, sous les 72h auprès de la CNIL.
Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès du COS les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de Données à Caractère Personnel :
Lors de la souscription d’un service public ou du recueil de vos Données à Caractère Personnel, il vous est indiqué l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer votre demande d’exercice de vos droits.
Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité.
Le COS s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais, en tout état de cause dans le respect des délais légaux et dans la mesure où l’exercice de ce droit ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires.
La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement de la ville de perpignan à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel de ses concitoyens.
Vous pouvez contacter le Délégué à la Protection des Données à l’adresse mail suivante : dpo@mairie-perpignan.com :
Ou à l’adresse postale suivante Monsieur Pascal FIGUERAS, Délégué à la Protection des Données, 52 rue Maréchal Foch- 66000 Perpignan.
Rappel des définitions de base dans le cadre du RGPD
Un traitement de données personnelles peut être toute opération ou ensemble d'opérations qui portent sur ce type de données. Il peut s'agir de collecte, d'enregistrement, de conservation, d'adaptation … Une simple consultation ou même une suppression est un traitement de données.
Le responsable du traitement est la personne, l’autorité publique, le service ou l'organisme qui détermine les finalités et les moyens de ce traitement de données. Donc, par défaut, c’est le dirigeant de l’entreprise, le dirigeant de la collectivité ou le président de l’association. La rédaction des délégations de pouvoir sera l’un des sujets fondamentaux.
La personne concernée est celui auquel les données appartiennent, une personne physique identifiable.
Pour être en mesure de justifier de la conformité des traitements, le nouveau Règlement apporte une logique radicalement différente : l’accountability.
l’accountability = le responsable du traitement va devoir désormais, par lui-même, créer les éléments qui permettront de vérifier qu’il respecte ses obligations.
On sort d’une logique ou le contrôle est réalisé sous la forme d’une enquête et on bascule dans une logique d’autocontrôle.
On doit à tout moment être à même de présenter une documentation, réalisée en interne, par soi-même et avec un maximum de formalisme.
L’accountability consiste donc à documenter et tenir à jour ce qui permettra, à tout moment, de justifier du respect des obligations qui ressortent du Règlement.
La Privacy by Design
Cela peut être traduit par la protection de la vie privée dès la conception du traitement.
Dans le cadre du RGPD, il s’agit de la protection de la vie privée, au sens français de ce terme ; tel que protégé par la Convention Européenne des Droits de l’Homme*.
La vie privée, dont font partie les données personnelles, doit donc être protégée dès la conception des outils technologiques.
La Privacy by default
En français, il vaut mieux éviter une traduction littérale et plutôt comprendre « la sécurité par défaut » des traitements de données personnelles.
Il s’agit pour chaque collecte de permettre systématiquement le plus haut niveau possible de sécurité dans la protection des traitements de données personnelles.
La minimisation
Cela signifie que l’on ne doit utiliser pour les traitements que des données personnelles adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire.
Elles ne doivent faire partie du traitement que si elles sont en lien avec la finalité pour laquelle elles sont traitées : si vous voulez souhaiter leur anniversaire à une liste de personnes, vous n’avez pas besoin de connaître leur poids !
Il ne faut collecter que les informations strictement nécessaires, les traiter avec précaution, limiter le nombre de personnes ou organisations qui y auront accès et ne les traiter ou les conserver que pour le temps strictement nécessaire à l’objet du traitement.
L’anonymisation
Cela consiste à supprimer tout caractère identifiant aux données.
Tous les identifiants sont supprimés ou modifiés, rendant impossible toute ré-identification des personnes.
La pseudonymisation
Cela consiste à remplacer un identifiant par un pseudonyme. Cette technique permet une ré-identification.
Droits de la personne concernée
Ci-joint un lien vers la CNIL pour bien appréhender les droits des personnes
https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees/chapitre3